E-Rechnung 2027: XRechnung und ZUGFeRD richtig empfangen

Ab dem 1. Januar 2027 dürfen viele Lieferanten keine einfachen PDF-Rechnungen mehr verschicken. Ab dem 1. Januar 2028 gilt das für fast alle. Aus der Rechnung wird ein strukturierter Datensatz: eine XRechnung ohne sichtbares Layout oder ein ZUGFeRD-PDF mit eingebetteter XML-Datei.

Wer Rechnungen sammelt und an die Buchhaltung weitergibt, merkt das nicht nur an der Dateiendung. Es ändert sich, welche Datei überhaupt als Rechnung gilt, was du aufbewahren musst und welche Gewohnheiten unbemerkt gegen die Vorgaben verstoßen.

Dieser Beitrag fasst den Stand von Oktober 2026 zusammen und zeigt, wie Invoice Radar E-Rechnungen rechtzeitig vor der Frist 2027 unterstützt.

Das Wichtigste in Kürze

• Eine E-Rechnung ist eine strukturierte Datei nach der europäischen Norm EN 16931. Ein PDF ist keine E-Rechnung.
• In Deutschland begegnen dir vor allem XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML, international auch Factur-X).
• Bei ZUGFeRD ist das XML die maßgebliche Rechnung. Das PDF ist nur eine lesbare Ansicht.
• Das Original-XML musst du unverändert 8 Jahre aufbewahren. Eine XRechnung als PDF auszudrucken und das XML zu löschen, reicht nicht.
• Seit 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ein normales E-Mail-Postfach genügt.

Die Fristen im Überblick

Eine Verschiebung gibt es nicht. Verbände haben sie gefordert, die gesetzlichen Fristen sind Stand Oktober 2026 aber unverändert.

Da du den Umsatz deiner Lieferanten nicht kennst, solltest du 2027 mit einer Mischung aus PDFs und E-Rechnungen rechnen. Große Anbieter stellen bereits um: Die Deutsche Telekom und die Deutsche Bahn haben zum Beispiel angekündigt, Geschäftskunden bis Ende 2026 ZUGFeRD-Rechnungen zu senden.

XRechnung oder ZUGFeRD?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie hat kein Layout und ist ohne Viewer für Menschen kaum lesbar. Meist kommt sie als .xml-Anhang, manchmal zusammen mit einer separaten PDF-Kopie.

ZUGFeRD (technisch identisch mit dem französischen Factur-X) ist eine PDF/A-3-Datei, in die eine XML-Datei eingebettet ist. Sie sieht aus wie ein normales PDF und wird deshalb leicht wie eines behandelt. Der wichtige Teil ist unsichtbar.

ZUGFeRD gibt es in mehreren Profilen. Nur BASIC, EN 16931 (COMFORT), EXTENDED und XRECHNUNG gelten als E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL enthalten zu wenige Daten und gelten steuerlich als sonstige Rechnung.

So erkennst du E-Rechnungen im Postfach

E-Rechnungen kündigen sich selten an. Auf diese Muster solltest du achten:

• Ein .xml-Anhang ist sehr wahrscheinlich eine XRechnung. Manche Lieferanten senden sie auch als ZIP-Datei.
• Eine .xml-Datei und ein PDF in derselben E-Mail bedeuten meist: XRechnung plus PDF-Kopie zur Ansicht. Die Rechnung ist das XML, nicht das PDF.
• Ein einzelnes PDF kann eine ZUGFeRD-Rechnung sein. Öffne es im Adobe Acrobat Reader und sieh im Bereich „Anlagen“ (Büroklammer-Symbol) nach. Eine eingebettete Datei namens factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder xrechnung.xml zeigt eine hybride Rechnung an.
• Ein Link ins Kundenportal bedeutet, dass die Rechnung heruntergeladen werden muss. Viele Portale bieten inzwischen neben dem normalen PDF eine XRechnung oder ZUGFeRD-Version an.

Steht im XML weit oben urn:factur-x.eu:1p0:minimum oder basicwl, nutzt die Datei ein Profil, das in Deutschland nicht als E-Rechnung gilt.

Das XML ist die Rechnung

Laut Bundesfinanzministerium (BMF) ist bei hybriden Formaten der XML-Teil führend. Weichen PDF und XML voneinander ab, gilt das XML. Auch der Vorsteuerabzug richtet sich nach dem XML.

Größere Abweichungen sind ein echtes Risiko: Ein PDF mit abweichenden steuerlich relevanten Angaben kann als zweite Rechnung gewertet werden.

Für die Praxis heißt das: Egal, was mit deinen Rechnungen passiert, das XML muss unverändert erhalten bleiben.

E-Rechnungen richtig aufbewahren

Umsatzsteuergesetz und GoBD geben klare Regeln vor. Die GoBD wurden im Juli 2025 speziell für E-Rechnungen angepasst.

• Bewahre das Original-XML unverändert auf. Es muss maschinell auswertbar bleiben.
• Aufbewahrungsfrist: 8 Jahre für Rechnungen und Buchungsbelege (seit 2025 verkürzt von 10 Jahren).
• Bei ZUGFeRD reicht es, das XML aufzubewahren. Den PDF-Teil musst du nur behalten, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält. Am einfachsten bewahrst du die komplette Originaldatei auf.
• Umwandlungen sind nur zulässig, wenn das Original erhalten bleibt. Eine lesbare Darstellung der XRechnung ist eine Kopie, nicht die Rechnung.
• Die E-Mail, die nur als Transportmittel dient, musst du nicht archivieren. Enthält der E-Mail-Text selbst steuerlich relevante Angaben, schon.

Eine offizielle GoBD-Zertifizierung für Software gibt es nicht. Die Verantwortung bleibt bei deinem Unternehmen. Deshalb ist es wichtig, dass jedes Tool in deiner Kette die Originaldatei unverändert weitergibt.

Drei Fehler, die du vermeiden solltest

1. Die XRechnung als PDF ausdrucken und nur das PDF archivieren.
2. ZUGFeRD MINIMUM oder BASIC WL als E-Rechnung behandeln. Das sind keine.
3. Portalrechnungen vergessen. Die Bereitstellung zum Download im Kundenportal ist ein zulässiger Übermittlungsweg. Auch diese Dateien müssen abgerufen und aufbewahrt werden.

Was wir in unserer eigenen Verarbeitung gefunden haben

Bevor wir die Unterstützung für E-Rechnungen angekündigt haben, haben wir jeden Schritt nachverfolgt, den eine Rechnung in Invoice Radar durchläuft, vom Postfach bis zur Buchhaltungssoftware. Die meisten Schwachstellen betreffen nicht nur ein einzelnes Produkt. Wenn weitere Tools deine Rechnungen verarbeiten, prüfe sie auf dieselben Punkte:

• Anhangsfilter, die nur nach PDFs suchen. Eine E-Mail, die nur eine XRechnung enthält, landet nie im Ablauf, und niemand merkt es.
• Downloads, die nur PDFs akzeptieren. Bietet ein Portal einen XML-Download an, schlägt er stillschweigend fehl.
• Funktionen, die ein neues PDF erzeugen. Wasserzeichen, das Zusammenführen zum Drucken, Komprimieren und „Drucken als PDF“ erzeugen jeweils eine neue Datei ohne eingebettetes XML.
• Exporte, die jedes Dokument für ein PDF halten, etwa durch eine erzwungene .pdf-Endung oder einen PDF-Dateityp.
• Datenerkennung, die das PDF liest, per OCR oder KI, obwohl die exakten Werte bereits im XML stehen.

Wir beheben jeden dieser Punkte in Invoice Radar vor 2027. Die Regel hinter allen Änderungen: Die Originaldatei wird nie verändert, und jede lesbare Ansicht oder umgewandelte Kopie ist klar als Kopie gekennzeichnet.

Musst du E-Rechnungen validieren?

Eine Validierung ist keine Voraussetzung dafür, dass eine E-Rechnung als empfangen gilt. Vor dem Vorsteuerabzug musst du die Rechnung aber trotzdem auf Richtigkeit prüfen. Laut BMF darfst du dich dabei auf das Ergebnis eines geeigneten Prüfprogramms verlassen. Es wird empfohlen, den Prüfbericht aufzubewahren.

Das BMF unterscheidet zwei Arten von Fehlern:

• Formatfehler: Die Datei ist keine gültige E-Rechnung und gilt als sonstige Rechnung. Ab 2027 solltest du eine korrigierte Rechnung anfordern.
• Verstöße gegen Geschäftsregeln: Sie sind nur relevant, wenn umsatzsteuerliche Pflichtangaben betroffen sind. Eine fehlende Käuferreferenz macht die Rechnung steuerlich zum Beispiel nicht ungültig.

Welche Rechnungen sind ausgenommen?

PDF oder Papier bleiben weiterhin zulässig für:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto
• Fahrausweise
• Rechnungen von Kleinunternehmern
• Rechnungen von ausländischen Lieferanten und Rechnungen an Privatkunden

Auch 2028 wird dein Postfach also nicht PDF-frei. US-Software-Abos, ausländische Anbieter und kleine Belege kommen weiterhin als PDF.

Und Peppol und der Rest Europas?

In Deutschland bleibt die E-Mail ein zulässiger und üblicher Übermittlungsweg. Peppol ist optional und wird vor allem für Rechnungen an Behörden genutzt.

In anderen Ländern sieht es anders aus. In Belgien ist Peppol seit Januar 2026 für inländische B2B-Rechnungen Pflicht. In Frankreich müssen seit dem 1. September 2026 alle Unternehmen E-Rechnungen über zugelassene Plattformen empfangen können. Ab dem 1. Juli 2030 schreibt das EU-Paket VAT in the Digital Age (ViDA) strukturierte E-Rechnungen für grenzüberschreitende B2B-Umsätze innerhalb der EU vor.

So unterstützt Invoice Radar die E-Rechnung

Invoice Radar sammelt Rechnungen aus E-Mail-Postfächern und Lieferantenportalen und gibt sie an deine Buchhaltung weiter. ZUGFeRD-Rechnungen sind PDF-Dateien. Sie werden deshalb schon heute gesammelt und als Originaldatei weitergegeben, inklusive eingebettetem XML.

Die vollständige Unterstützung für E-Rechnungen kommt vor der Frist am 1. Januar 2027. Dazu gehören:

• XRechnungen aus E-Mail-Anhängen sammeln, auch wenn eine E-Mail XML-Datei und PDF-Kopie enthält
• Die E-Rechnungsversion aus Lieferantenportalen herunterladen, wo sie angeboten wird
• Die Originaldatei unverändert aufbewahren, mit dem XML als führendem Dokument
• XRechnungen lesbar darstellen, direkt in der App
• Rechnungsdaten direkt aus dem XML übernehmen: exakte Beträge, Steuer und Rechnungsnummern ohne Raten
• Anzeigen, ob ein Dokument als E-Rechnung gilt, auch bei Profilen wie ZUGFeRD MINIMUM, die das nicht tun
• Die originale E-Rechnung weitergeben an deine Exportziele, etwa DATEV, Lexware Office, sevDesk oder einen Ordner

Außerdem prüfen wir den Empfang über Peppol für Teams, die ihn brauchen.

FAQ

Ab wann ist die E-Rechnung in Deutschland Pflicht?

Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Lieferanten mit mehr als 800.000 € Umsatz im Jahr 2026 müssen ab dem 1. Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen. Ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für praktisch alle inländischen B2B-Rechnungen.

Ist eine PDF-Rechnung eine E-Rechnung?

Nein. Ein PDF ohne strukturierte Daten ist eine sonstige Rechnung. Nur strukturierte Formate nach EN 16931 gelten als E-Rechnung, etwa die XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 im Profil BASIC oder höher.

Muss ich das XML einer ZUGFeRD-Rechnung aufbewahren?

Ja. Das XML ist der steuerlich maßgebliche Teil und muss 8 Jahre unverändert aufbewahrt werden. Den PDF-Teil musst du nur behalten, wenn er zusätzliche steuerlich relevante Informationen enthält. Wenn du die Originaldatei aufbewahrst, ist beides abgedeckt.

Darf ich eine XRechnung als PDF archivieren?

Du darfst ein PDF als lesbare Kopie erstellen, musst aber das Original-XML aufbewahren. Nur das umgewandelte PDF zu archivieren, reicht nicht.

Brauche ich ein spezielles Postfach oder Peppol für E-Rechnungen?

Nein. In Deutschland genügt ein normales E-Mail-Postfach. Peppol ist für B2B-Rechnungen zwischen deutschen Unternehmen optional.

Wie erkenne ich, ob ein PDF eine ZUGFeRD-Rechnung ist?

Öffne das PDF im Adobe Acrobat Reader und sieh im Bereich „Anlagen“ nach. Eine ZUGFeRD- oder Factur-X-Rechnung enthält eine eingebettete XML-Datei, meist mit dem Namen factur-x.xml, zugferd-invoice.xml oder xrechnung.xml.

Unterstützt Invoice Radar die XRechnung?

Ja. Invoice Radar unterstützt XRechnung und ZUGFeRD vor der Frist am 1. Januar 2027, inklusive Abruf aus E-Mails und Portalen, lesbarer Darstellung, Datenübernahme aus dem XML und Weitergabe der Originaldatei.

Quellen

• BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 zur obligatorischen E-Rechnung
• FAQ des BMF zur E-Rechnung
• Zweite Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025
• Übergangsregeln in § 27 Abs. 38 UStG
• XRechnung: Versionen und Bundles, KoSIT
• VAT in the Digital Age (ViDA), Europäische Kommission

Dieser Beitrag gibt den Stand der Vorgaben im Oktober 2026 wieder. Er ist keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bitte kläre konkrete Fälle mit deiner Steuerberatung.